GASでスプレッドシートを自動化してマスターデータから帳票を自動作成できるようになる

Googleスプレッドシートのメニューバー「拡張機能」→「Apps Script」をクリックすると新しいタブでGASエディタが開きます。以下のコードを貼り付けて実行してみましょう。

▲ Google Apps Script のエディタ画面

// はじめてのGASスクリプト
function helloGAS() {
  // アクティブなスプレッドシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getActiveSheet();

  // A1セルに文字を書き込む
  sheet.getRange('A1').setValue('こんにちは、GAS！');

  // B1セルに現在の日時を書き込む
  const now = new Date();
  sheet.getRange('B1').setValue(now);

  // ログに出力（デバッグ用）
  console.log('スクリプト実行完了');
  Logger.log('実行日時: ' + now);
}

Google AI StudioでGASコードを生成するプロンプト例：

あなたはGoogle Apps Script（GAS）の専門家です。
以下の要件を満たすGASコードを書いてください。

【要件】
- Googleスプレッドシートの「データ」シートのA列に入力された名前と
  B列に入力された数値を読み取り
- C列に「名前: ○○ / 数値: ○○」という形式でテキストを書き込む
- 空白行が出てきたら処理を止める

【出力形式】
- コードのみ（説明不要）
- コメントを日本語で記述すること

GASでスプレッドシートのデータを読み書きする基本的な方法を学びます。getRange・getValues・setValues を使いこなすことが自動化の核心です。

▲ Google AI Studio でGASのデータ操作コードを生成

function readData() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('データ');

  // 単一セルの読み取り
  const singleValue = sheet.getRange('A1').getValue();
  console.log('A1の値: ' + singleValue);

  // 複数セルを2次元配列で取得（A1からC10まで）
  const rangeValues = sheet.getRange('A1:C10').getValues();

  // 配列をループして処理
  rangeValues.forEach(function(row, rowIndex) {
    if (row[0] !== '') {  // 空白行はスキップ
      console.log('行' + (rowIndex + 1) + ': ' + row[0] + ', ' + row[1]);
    }
  });

  // データが入っている最終行を取得
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  console.log('最終行: ' + lastRow);
}

function writeData() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('データ');

  // まとめて書き込む（setValues）※2次元配列で渡す
  const writeValues = [
    ['田中 太郎', 10000],
    ['鈴木 花子', 25000],
    ['佐藤 次郎', 15000],
  ];
  sheet.getRange(2, 1, writeValues.length, 2).setValues(writeValues);
  console.log('書き込み完了');
}

onOpen 関数を使うと、スプレッドシートを開いたときに自動でカスタムメニューが追加されます。これにより、GASの機能をボタン感覚で呼び出せるようになります。

▲ onOpen関数でカスタムメニューを追加するコード

// スプレッドシートを開いたときに自動実行される特別な関数
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();

  // 「帳票自動化」というメニューを追加
  ui.createMenu('帳票自動化')
    .addItem('見積書を作成', 'createEstimate')
    .addItem('請求書を作成', 'createInvoice')
    .addSeparator()
    .addItem('月次レポート送信', 'sendMonthlyReport')
    .addToUi();
}

// 入力ダイアログ（テキスト入力）
function promptExample() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const result = ui.prompt('顧客IDを入力してください');

  if (result.getSelectedButton() === ui.Button.OK) {
    const inputText = result.getResponseText();
    console.log('入力値: ' + inputText);
  }
}

顧客マスターから顧客情報を検索し、見積書テンプレートをコピーして新しいシートを作成します。見積番号は「EST-0001」形式で自動採番されます。

▲ 見積書自動作成スクリプトのコード例

/**
 * 見積番号を採番して返す
 */
function getNextNumber(type) {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const mgmtSheet = ss.getSheetByName('番号管理');
  const data = mgmtSheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    if (data[i][0] === type) {
      const nextNum = data[i][1] + 1;
      mgmtSheet.getRange(i + 1, 2).setValue(nextNum);
      const prefix = type === '見積書' ? 'EST' : 'INV';
      return prefix + '-' + String(nextNum).padStart(4, '0');
    }
  }
  return null;
}

/**
 * 見積書を自動作成する
 */
function createEstimate() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  // 顧客IDを入力させる
  const promptResult = ui.prompt('顧客IDを入力してください（例: C001）');
  if (promptResult.getSelectedButton() !== ui.Button.OK) return;
  const customerId = promptResult.getResponseText().trim();

  // 顧客マスターから顧客情報を検索
  const customerSheet = ss.getSheetByName('顧客マスター');
  const customerData = customerSheet.getDataRange().getValues();
  const customer = customerData.find(row => row[0] === customerId);

  if (!customer) {
    ui.alert('エラー', '顧客ID「' + customerId + '」は見つかりませんでした。', ui.ButtonSet.OK);
    return;
  }

  // テンプレートをコピーして新しいシートを作成
  const templateSheet = ss.getSheetByName('見積書テンプレート');
  const estimateNo = getNextNumber('見積書');
  const newSheet = templateSheet.copyTo(ss);
  newSheet.setName('見積書_' + estimateNo);

  // 発行日・見積番号・顧客情報を書き込む
  const today = new Date();
  const formattedDate = Utilities.formatDate(today, 'Asia/Tokyo', 'yyyy年MM月dd日');
  newSheet.getRange('B2').setValue(estimateNo);
  newSheet.getRange('B3').setValue(formattedDate);
  newSheet.getRange('B5').setValue(customer[2]);       // 会社名
  newSheet.getRange('B6').setValue(customer[1] + ' 様'); // 顧客名

  ui.alert('完了', '見積書「' + estimateNo + '」を作成しました。', ui.ButtonSet.OK);
  ss.setActiveSheet(newSheet);
}

/**
 * アクティブシートをPDFとして保存する
 */
function exportToPDF() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getActiveSheet();
  SpreadsheetApp.flush(); // 計算を確定させる
  const pdfBlob = sheet.getAs(MimeType.PDF);
  pdfBlob.setName(sheet.getName() + '.pdf');
  const file = DriveApp.createFile(pdfBlob);
  SpreadsheetApp.getUi().alert('PDF保存完了', 'URL:\n' + file.getUrl(), SpreadsheetApp.getUi().ButtonSet.OK);
}

Utilities.formatDate で日付を整形し、全顧客に対して請求書を一括生成する関数を実装します。支払期限は翌月末を自動計算します。

/**
 * 日付フォーマットのサンプル集
 */
function dateFormatExamples() {
  const now = new Date();
  const tz = 'Asia/Tokyo';
  console.log(Utilities.formatDate(now, tz, 'yyyy年MM月dd日'));        // 2026年03月19日
  console.log(Utilities.formatDate(now, tz, 'yyyy/MM/dd'));            // 2026/03/19
  // 翌月末（支払期限に使用）
  const lastDayOfMonth = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth() + 2, 0);
  console.log(Utilities.formatDate(lastDayOfMonth, tz, 'yyyy年MM月dd日'));
}

/**
 * 全顧客に対して請求書を一括生成する
 */
function createAllInvoices() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const response = ui.alert('一括生成確認', '全顧客分の請求書を一括生成します。よろしいですか？', ui.ButtonSet.YES_NO);
  if (response !== ui.Button.YES) return;

  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const customerSheet = ss.getSheetByName('顧客マスター');
  const lastRow = customerSheet.getLastRow();
  if (lastRow < 2) { ui.alert('顧客マスターにデータがありません。'); return; }

  const customers = customerSheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, 6).getValues();
  let createdCount = 0;

  try {
    customers.forEach(function(customer) {
      if (customer[0] === '') return;
      const invoiceNo = getNextNumber('請求書');
      const templateSheet = ss.getSheetByName('請求書テンプレート');
      const newSheet = templateSheet.copyTo(ss);
      newSheet.setName('請求書_' + invoiceNo);
      const today = new Date();
      const dueDate = new Date(today.getFullYear(), today.getMonth() + 2, 0);
      const tz = 'Asia/Tokyo';
      newSheet.getRange('B2').setValue(invoiceNo);
      newSheet.getRange('B3').setValue(Utilities.formatDate(today, tz, 'yyyy年MM月dd日'));
      newSheet.getRange('B4').setValue(Utilities.formatDate(dueDate, tz, 'yyyy年MM月dd日'));
      newSheet.getRange('B5').setValue(customer[2]);
      newSheet.getRange('B6').setValue(customer[1] + ' 様');
      SpreadsheetApp.flush();
      exportToPDFInFolder(newSheet, '請求書_' + Utilities.formatDate(today, tz, 'yyyyMM'));
      createdCount++;
    });
    ui.alert('完了', createdCount + '件の請求書を作成しました。', ui.ButtonSet.OK);
  } catch (e) {
    ui.alert('エラーが発生しました: ' + e.message);
  }
}

onEdit トリガーを使って、「進捗管理」シートのステータス列が変更されたら自動で日時を記録し、行の背景色を変更します。

/**
 * onEdit トリガー: ステータス変更を検知して日付を自動記録
 */
function onEdit(e) {
  const sheet = e.source.getActiveSheet();
  if (sheet.getName() !== '進捗管理') return;

  const editedCol = e.range.getColumn();
  const editedRow = e.range.getRow();

  // C列（ステータス列）が編集された場合
  if (editedCol === 3 && editedRow >= 2) {
    const status = e.range.getValue();
    const dateStr = Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Tokyo', 'yyyy/MM/dd HH:mm');
    sheet.getRange(editedRow, 4).setValue(dateStr);
    if (status === '完了') { sheet.getRange(editedRow, 5).setValue(dateStr); }
    setRowColor(sheet, editedRow, status);
  }
}

/**
 * ステータスに応じて行の背景色を変更する
 */
function setRowColor(sheet, row, status) {
  const colorMap = {
    '未着手': '#ffffff',
    '進行中': '#fff3cd',
    '確認中': '#cce5ff',
    '完了':   '#d4edda',
    '中断':   '#f8d7da',
  };
  const color = colorMap[status] || '#ffffff';
  sheet.getRange(row, 1, 1, sheet.getLastColumn()).setBackground(color);
}

時間ベーストリガーを設定することで、毎日・毎月など指定した時間に関数を自動実行できます。GASエディタの左メニュー「⏰ トリガー」から設定します。

▲ トリガー設定スクリプト

/**
 * トリガーをコードから登録する（1回だけ実行する）
 */
function createTriggers() {
  deleteTriggers('dailyCheck');

  ScriptApp.newTrigger('dailyCheck')
    .timeBased()
    .everyDays(1)
    .atHour(8)
    .create();

  console.log('トリガーを登録しました');
}

/**
 * 指定した関数名のトリガーを全削除
 */
function deleteTriggers(funcName) {
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(trigger => {
    if (trigger.getHandlerFunction() === funcName) {
      ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
    }
  });
}

GmailApp.search() で条件に合うメールを取得し、スプレッドシートに記録します。「発注」が件名に含まれる未読メールを自動で取り込む例です。

/**
 * 受信メールを読み取ってスプレッドシートに記録する
 */
function importEmailsToSheet() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getSheetByName('メール受信ログ');
  if (!sheet) {
    sheet = ss.insertSheet('メール受信ログ');
    sheet.appendRow(['受信日時', '送信者', '件名', '本文（先頭200文字）', '処理済み']);
  }

  try {
    // 件名に「発注」が含まれる未読メールを最大10件取得
    const threads = GmailApp.search('subject:発注 is:unread', 0, 10);

    threads.forEach(thread => {
      thread.getMessages().forEach(message => {
        const date = message.getDate();
        const from = message.getFrom();
        const subject = message.getSubject();
        const body = message.getPlainBody().substring(0, 200);
        const dateStr = Utilities.formatDate(date, 'Asia/Tokyo', 'yyyy/MM/dd HH:mm');
        sheet.appendRow([dateStr, from, subject, body, '未処理']);
        message.markRead();
      });
    });

    console.log('メール取り込み完了: ' + threads.length + '件');
  } catch (e) {
    console.error('メール取り込みエラー: ' + e.message);
  }
}

GmailApp.sendEmail() で請求書PDFを添付してメールを送信します。送信履歴をシートに自動記録する仕組みも実装します。

▲ Google AI Studio でメール送信GASを生成

/**
 * 請求書PDFをGmailに添付して顧客に送信する
 */
function sendInvoiceEmail(invoiceSheetName, toEmail, customerName) {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const invoiceSheet = ss.getSheetByName(invoiceSheetName);
  if (!invoiceSheet) { console.error('シートが見つかりません: ' + invoiceSheetName); return false; }

  try {
    SpreadsheetApp.flush();
    const pdfBlob = invoiceSheet.getAs(MimeType.PDF);
    pdfBlob.setName(invoiceSheetName + '.pdf');

    const body = customerName + ' 様\n\nお世話になっております。\n下記の通り、請求書をお送りいたします。\n\n添付のPDFをご確認ください。\n\nどうぞよろしくお願いいたします。';

    GmailApp.sendEmail(toEmail, '【請求書送付】' + invoiceSheetName, body, {
      attachments: [pdfBlob],
      name: '自動送信システム'
    });

    logEmailSent(toEmail, customerName, invoiceSheetName);
    console.log('請求書メール送信完了: ' + toEmail);
    return true;
  } catch (e) {
    console.error('メール送信エラー: ' + e.message);
    return false;
  }
}

/**
 * エラー発生時に通知メールを送る
 */
function sendErrorNotification(functionName, error) {
  const adminEmail = getAdminEmail();
  const now = Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Tokyo', 'yyyy/MM/dd HH:mm:ss');
  GmailApp.sendEmail(adminEmail,
    '【GAS エラー通知】' + functionName,
    '発生日時: ' + now + '\n関数名: ' + functionName + '\nエラー内容: ' + error.message
  );
}

月末に自動集計→PDF作成→メール送信を一連のフローで実行します。トリガーは毎月28日UTC13時（日本時間22時）に設定します。

/**
 * 月次レポートの完全自動化メイン関数
 * トリガー：毎月末日 22:00 に実行
 */
function sendMonthlyReport() {
  const tz = 'Asia/Tokyo';
  const now = new Date();
  const yearMonth = Utilities.formatDate(now, tz, 'yyyy年MM月');

  try {
    // Step 1: 月次データを集計する
    const reportData = aggregateMonthlyData(now);
    // Step 2: レポートシートを作成・更新する
    const reportSheet = createMonthlyReportSheet(yearMonth, reportData);
    // Step 3: PDFとして保存する
    SpreadsheetApp.flush();
    const pdfFile = exportToPDFInFolder(reportSheet, '月次レポート');
    // Step 4: 管理者にメール送信する
    const adminEmail = getAdminEmail();
    sendReportEmail(adminEmail, yearMonth, pdfFile);
    // Step 5: 送信完了をシートに記録する
    logEmailSent(adminEmail, '管理者', yearMonth + 'レポート');
    console.log(yearMonth + ' 月次レポート送信完了');
  } catch (e) {
    sendErrorNotification('月次レポート送信', e);
  }
}